Прийом заяв про визнання Карти Поляка відбувається за попереднім записом по телефоні (у визначений день та годину для кожної особи індивідуально), або за допомогою системи електронної реєстрації (наприклад як у ГК РП у Луцьку).
Інформація по Карті Поляка є на польськомовних версіях сайтів таких консульств. Зразок заяви про визнання Карти Поляка також можна скачати на даних сайтах.
- Заява повинна бути заповнена (від руки, на комп’ютері чи друкарській машинці) читальними та друкованими літерами та лише на польській мові.
- В частині A ім’я і прізвище повинно бути написано згідно із записами в закордонному паспорті або проїзному документі дити. Поруч можна вписати польську версію імені та прізвища. В такому випадку обидві версії будуть надруковані на Карті Поляка (Наприклад Юрій Іванов: Yurii/Jerzy Ivanov/Iwanow). Друге ім’я потрібно вписувати лише тоді, коли воно є вписане до закордонного паспорта.
- В пункті 7 (miejsce urodzenia) – потрібно вписати польську назву конкретного села чи міста, де заявник народився.
- В частиніi C (dokument tożsamości) потрібно вписувати дані з дійсного закордонного паспорту заявника (Назву документа, серія та номер, дату видачі та термін дійсності) .
- В частині D (dane przodków osoby ubiegającej się o przyznanie Karty Polaka) потрібно записувати дані предків з польським походженням і зазначити ступінь родинного зв’язку заявника з цією особою (мама, батько, дідусь чи бабуся або обидвоє дідусь та прабабуся). В пункті 23 або/та 27 (obywatelstwo) – в випадку живих родичів- потрібно вписувати їх актуальне громадянство, в випадку осіб померлих- громадянство на момент смерті.
- В частині E потрібно зазначити чи до заяви долучається довідка польської чи полонійної організації.
- В визначеному місці потрібно приклеїти актуальну фотографію розміром 3,5 x 4,5 cм, що зроблена не пізніше 6 останіх місяців.
- Заявник підписується у визначеному місці, не дотикаючись та не виходячи за межі рамки.
- До заяви потрібно додати ксерокопії документів що підтверджують польске походження заявника, а також що підтверджують генеологічний зв’яок із тим членом родини на якого посилається заявник у заяві (тобто це можуть бути свідоцтва про народження, свідоцтва про укладення шлюбу та ін.). Оригінали цих документів потрібно принести на співбесіду для їх звірки з копіями.
- До заяви потрібно долучити ксерокопію закордонного та внутрішнього паспортів, а оригінали паспортів порібно принести на співбесіду для звірки консулом.
Увага! Консульський відділ РП в Києві та усі генеральні консульства РП в Україні не вимагають перекладів документів на польську мову ані їх нотаріального завірення! Також вони просять не надсилати їм ці документи по електронній пошті, оскільки такі документи не будуть розглядатися!
Інформацію почерпнуто з Інтернет-сторінки посольства Республіки Польща у Києві.